Dokumentų valdymo sąvoka teisės aktuose apibrėžta kaip juridinio asmens vidaus administravimo sritis, kuri apima: dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą ir saugojimą. Pasirinkus dokumentų tvarkymo paslaugą, mes sutvarkysime dvi dokumentų valdymo sritis: sutvarkysime ir suarchyvuosime jūsų įmonės dokumentus bei sudarysime jų apskaitos dokumentus (bylų apyrašus, sąrašus, naikinimo aktus ir kt.). Dokumentai bus visiškai sutvarkyti ir paruošti perdavimui į archyvą, tam kad būtų išsaugoti teisės aktuose nustatytą laiką.

Teisės aktai taip pat nustato, kad visi juridiniai asmenys savo veiklos dokumentus turi tvarkyti taip, kad jie būtų išsaugoti ir prieinami teisės aktuose nustatytą laiką bei užtikrinta jų paieška. O tam turi būti sudaryta įstaigos užbaigtų bylų apskaitos sistema: nustatyti apskaitos dokumentai, jų sudarymo tvarka ir atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai. Plačiau apie teisinius dokumentų tvarkymo aspektus siūlytume pasiskaityti čia.

Tam kad įvertintume jūsų įmonės dokumentų kiekį, jų sutvarkymą, nemokamai atvyksime ir pateiksime preliminarią sąmatą dokumentų suarchyvavimui.

Tvarkydami jūsų įmonės dokumentus, atliksime visus tam būtinus darbus: atrinksime ir surūšiuosime bylas; atliksime jų ekspertizę; atrinksime bylas, kurių saugojimo terminas pasibaigęs ir sudarysime naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus; sutvarkysime bylas (įforminsime, sunumeruosime lapus, sudarysime vidaus apyrašus ir kt.); surašysime jas į apyrašus arba sąrašus priklausomai nuo jų saugojimo terminų; sunumeruosime bylas, surašysime kitus identifikavimo ženklus; surišime; sudėsime į archyvines dėžutes; galų gale sudėsime į lentynas ir surašysime dokumentų topografiją bei atliksime kitus būtinus darbus.

Kodėl verta pasinaudoti šia paslauga? Dėl daugybės priežasčių:

• Dokumentų saugumas. Dokumentų sutvarkymas, jų įrašymas į užbaigtų bylų apskaitą garantuoja, kad dokumentai bus išsaugoti reikiamą laiką iki pasibaigs jų saugojimo terminas.
• Sutaupoma lėšų tiek patalpų išlaikymui (saugomų dokumentų kiekis ir tūris, o taip pat archyvo saugyklos erdvė bei reikalingų lentynų kiekis ženkliai sumažėja), tiek archyvų tvarkymui (mūsų paslaugos nėra brangios, o atliktas rezultatas atperka bet kokias jūsų išlaidas dokumentų tvarkymui), tiek kanceliarinėms išlaidoms (sumažėja išlaidos biuro reikmėms, nes kai kurias priemones galima naudoti keletą metų, o dokumentų tvarkymui mes naudojame savo priemones).
• Sutaupoma darbuotojų darbo laiko. Gilintis į naują darbo sritį užima pakankamai nemažai laiko. Darbuotojai gali skirti šį laiką tiesiogiai su pareigomis susijusioms funkcijoms vykdyti.
• Greita ir lengva dokumentų paieška. Sutvarkytame archyve informacija surandama greitai. Reikalinga byla randama pagal apskaitos dokumentus, nekeliant kojos iš biuro. Tokiu būdu taip pat taupomas ir darbo laikas, kurį darbuotojai skirtų dokumentų paieškai, jei dokumentai būtų nesutvarkyti.
• Profesionalų atliekamas darbas garantuoja, kad dokumentai bus sutvarkyti pagal teisės aktų reikalavimus, bus išvengta klaidų (pvz., neteisingai nustatyti saugojimo terminai, per anksti sunaikinti dokumentai) ir pan.
• „Neapsikrausite“ nereikalingais dokumentais. Garantuojame, kad po dokumentų sutvarkymo, jūsų archyve bus saugomi tik tie dokumentai, kuriuos saugoti būtina.
• Nusprendus likviduoti ar reorganizuoti įmonę, dokumentai bus lengvai perduodami (papildomai jų tvarkyti nereikės) į savivaldybės ar kitą archyvą toliau saugoti.
• Periodiškai tvarkomi archyviniai dokumentai dar labiau atpigins šią paslaugą (ilgalaikiams užsakymams mes visada taikome nuolaidas)

Jei manote, kad ši paslauga kainuoja brangiai, susisiekite su mumis (arba atsiųskite mums savo kontaktus ir mes su jumis susisieksime) ir sužinokite, kiek jums gali kainuoti jūsų įmonės dokumentų tvarkymas (periodinis ar vienkartinis).

Jei jūs planuojate patys tvarkyti dokumentus, tačiau turite kokių klausimų ar neaiškumų, siūlytume pasinaudoti kita mūsų teikiama paslauga.